代表社員　福田　重実
　
　10月5日から個人及び法人にマイナンバーが付与されることになりました。マイナンバーの導入目的は　①公平公正な社会の実現　②国民の利便性の向上　③行政の能率化を実現するための社会基盤の整備です。平成28年1月以降は、①税務関係の手続　②社会保障関係の手続　③災害等の手続　の場面で必要となります。具体的には、今年の年末調整時、平成28年扶養控除申告書に本人及び扶養者のマイナンバーを記載し、マイナンバーの確認をすることになります。そして、そのマイナンバーの管理及びその扶養控除申告書等の廃棄する時期までの保存が重要になります。
　
　年末調整のマイナンバーの取扱いについて説明します。
①給与計算ソフトＰＸを利用でＰＸマイポータルを利用される場合
ＰＸにマイナンバーを入力し年末調整を実施し、当事務所で法定調書等を電子申告します。マイナンバーはＰＸ及び事務所システムでは保存されず、ＴＫＣのサーバーに暗号化され法定保存期間まで安全保存されます。

②ＰＸを利用でＰＸマイポータルを利用しない場合
ＰＸでマイナンバーを入力せず年末調整を実施し、当事務所でマイナンバーを入力し法定調書等を電子申告します。マイナンバーの保存は上記①と同様になります。

③ＰＸを利用せず当事務所が年末調整を行う場合
当事務所のシステムでマイナンバーを入力し、年末調整を実施し法定調書等を印刷し、電子申告します。マイナンバーの保存は上記①と同様になります。

以上のように、マイナンバーは関与先様のパソコン及び事務所のパソコン及びサーバーにデータが残ることなく、ＴＫＣのサーバーに法定保存期間まで暗号化され安全に保管されますのでご安心ください。また保存期間を経過しますとデータは安全に消去されます。

関与先様では扶養控除申告書に記載されたマイナンバーの確認作業をしていただくことと、その扶養控除申告書等を鍵のかかる書庫等で安全に法定保存期間まで保存して頂き、保存期間経過後は確実に廃棄していただくことになります。

マークスでは、関与先様のマイナンバーを安全に取り扱うために以下のように取り扱います。
①関与先のマイナンバーは、担当者及び補助者以外は入力しません。
②関与先のマイナンバー及び書類等は、専用ファイルで管理し鍵のかかる書庫で保管します。
③マイナンバーの受け渡しは、手渡し及び簡易書留等の履歴の残るもので行います。
④事務所執務室への入退出簿を作成し、外部に漏れないよう徹底します。

今後、担当者が詳しく説明し、社内掲示用のポスターや従業員告知用のパンフレット等を配布しますので、活用しマイナンバー事務を安全確実に運用したいと思います。

マイナンバー制度対策セミナー　開催時の様子